涉及到海運(yùn)的主要單證資料，大體分三大類：報(bào)關(guān)單據(jù)，提單，原產(chǎn)地證等。如果不小心遺失了，該如何處理?

做好預(yù)防

單證遺失，可能是由于制作和保管環(huán)節(jié)管理不善造成的，也可能是單據(jù)在交付快遞公司轉(zhuǎn)遞過(guò)程中遺失的。這種事情第一在預(yù)防，一旦發(fā)生了則重在及時(shí)補(bǔ)救。

1、首先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作和歸檔制度。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。單證交接登記，避免轉(zhuǎn)交過(guò)程中的“真空”缺漏。

2、其次所有的單據(jù)，都復(fù)印一份，以備萬(wàn)一出紕漏時(shí)可以對(duì)照原單處理。

3、單證遺失后，要第一時(shí)間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補(bǔ)制，屬于國(guó)家機(jī)構(gòu)或第三方出具的，及時(shí)通知出具人，辦理補(bǔ)單手續(xù)。

補(bǔ)辦手續(xù)

1、報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失

發(fā)票，箱單等單據(jù)在報(bào)關(guān)前遺失的，盡量自己聯(lián) 系工廠補(bǔ)發(fā)并快遞給報(bào)關(guān)代理人，必要時(shí)親自遞送。如果是長(zhǎng)期合作的報(bào)關(guān)代理人，不妨預(yù)先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時(shí)由報(bào)關(guān)代理人幫忙填寫。這在 外貿(mào)操作中比較常見(jiàn)。但這樣做的風(fēng)險(xiǎn)很大，存在著報(bào)關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。

2、提單的遺失

提單遺失是比較嚴(yán)重 的。如果遺失的是貨代提單可以通過(guò)寫保函請(qǐng)訂艙貨代補(bǔ)發(fā)提單，如果是船公司提單則會(huì)比較麻煩一些。因?yàn)檠a(bǔ)發(fā)提單對(duì)船公司而言風(fēng)險(xiǎn)很大，可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)單放 貨，冒領(lǐng)或其他糾紛。通常船公司會(huì)要求發(fā)貨人在出具保函的同時(shí)提供相當(dāng)于貨值或雙倍、三倍的擔(dān)保金，擔(dān)保金期限甚至長(zhǎng)達(dá)六年。同時(shí)登報(bào)聲明提單遺失。擔(dān)保 金這對(duì)于貨主而言將是個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)。當(dāng)然最后的金額也視與船公司的關(guān)系來(lái)定。

3、原產(chǎn)地證的遺失或修改

如果因?qū)嶋H交貨與申報(bào)的不符，或有其他錯(cuò)漏，需要修改補(bǔ)充原產(chǎn)地證內(nèi)容，必須申明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查符合要求后，重新辦理申請(qǐng)手續(xù)，收回原發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。

如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半年內(nèi)，申請(qǐng)單位必須向簽證機(jī)構(gòu)申明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查同意后重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。

簽證機(jī)構(gòu)在新簽證書(shū)上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號(hào)原產(chǎn)地證作廢”。這里說(shuō)的簽證機(jī)構(gòu)，可以是進(jìn)出口商品檢驗(yàn)檢疫局，也可以是各地的貿(mào)易促進(jìn)會(huì)。單證繕制正確完整，才能為收取貨款奠定基礎(chǔ)。